A ficha de um uso de IA

Os nove textos anteriores desta série descrevem problemas.

A inteligência artificial não conhece a instituição. A delegação vira substituição sem avisar. O fornecedor aprende com as correções. Adoção não é capacidade. O gasto não passa por decisão. O prazo escolhe o problema. Ninguém responde pela ferramenta informal. A presunção de que a máquina acerta já custou caro em outro país.

Nenhum deles termina num documento.

Este termina. É uma página, preenchida antes de um uso de inteligência artificial entrar em produção, e ela existe para uma finalidade só: fazer com que a decisão continue encontrável depois que a pessoa que a tomou não estiver mais ali.

Os oito campos abaixo não são invenção. Cada um responde a uma falha concreta, e a maior parte deles já aparece, de alguma forma, em orientação oficial brasileira.

Por que uma página, e não uma política

O caminho formal costuma existir. O que ele não costuma ser é rápido.

O guia de IA generativa do TCU, por exemplo, indica que a implementação de soluções passe por concordância prévia da Secretaria-Geral e da unidade de TI, com aprovação definitiva da Comissão Gestora de Tecnologia da Informação. É o desenho correto para uma solução institucional. É também um trâmite que ninguém aciona para uma conferência mensal de uma unidade — e o resultado, quando só existe o trâmite pesado, é a ferramenta nascer fora de qualquer registro.

Uma página não substitui homologação. Ela cobre a faixa em que a homologação não vai ser acionada e mesmo assim há efeito sobre alguém.

Se preencher a ficha demorar mais do que o uso economiza, ela está errada para aquele caso. Isso é critério, não desculpa.

Os oito campos

1. Que decisão isso apoia, e sobre quem produz efeito

O primeiro campo determina todos os outros. Um uso que organiza a agenda de uma equipe e um que tria pedidos de cidadãos não exigem o mesmo rigor, e tratá-los igual garante que a regra seja ignorada.

Escreva qual decisão administrativa depende daquela saída e quem é afetado por ela. Se a resposta for "ninguém fora da equipe", a ficha provavelmente para aqui — e está tudo bem.

Em branco: não há como calibrar nada do que vem depois.

2. Qual é a regra, escrita por extenso

Não o prompt. Não o código. O critério.

Que condição faz um caso ser sinalizado, com que fundamento, decidido por quem e quando. Em linguagem que um sucessor entenda sem abrir a ferramenta.

A implementação pode ser refeita numa tarde. O critério levou anos para existir, e é a única parte que não se reconstrói.

Em branco: quando a pessoa sair, o órgão continua aplicando uma regra que ninguém sabe enunciar.

3. Quem responde

Um nome, não uma área.

Aqui não há margem de interpretação, e a formulação mais clara que conheço é do próprio Tribunal de Contas da União, no guia que escreveu para os seus servidores: permanece a plenitude da responsabilidade do autor sobre qualquer documento que tenha produzido, com ou sem uso de IA generativa.

Informalidade da ferramenta não redistribui responsabilidade. Só apaga o nome.

Em branco: existe um ato administrativo sem autor identificável, e um ato assim é um ato do qual ninguém consegue discordar.

4. O que entra

Que informação é colada ali: dado de processo, dado pessoal de terceiro, documento interno, critério de decisão.

Dois avisos com peso desigual.

Se entra dado pessoal de terceiro, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados registra que o usuário, ao compartilhá-lo, "poderá, a depender do contexto, ser considerado um agente de tratamento". É uma posição jurídica, e o servidor costuma assumi-la sem saber.

Se entra critério institucional, não há autoridade nem lei — e é justamente por isso que o registro precisa ser interno.

Em branco: ninguém consegue avaliar risco nenhum, porque risco depende do que se expõe.

5. O que acontece com o que entra

As interações são usadas para treinar ou aprimorar o modelo? Ficam retidas por quanto tempo? Existe modo de operação que não retenha, e ele está contratado?

A resposta pode ser inteiramente satisfatória. A ANPD, porém, aponta a "ausência de informações claras e facilmente acessíveis sobre o tratamento dos dados pessoais disponibilizados no prompt" — o que significa que a resposta talvez não esteja disponível, e isso também é uma informação a registrar.

O que não resolve é a saída mais comum: publicar uma cartilha dizendo ao servidor o que não colar. Nas palavras da própria autoridade, transferir essa responsabilidade ao usuário "não parece ser suficiente".

Em branco: o órgão está exportando algo e não sabe o quê.

6. Como alguém contesta

Se o resultado prejudicar uma pessoa, por onde ela reclama, quem analisa de novo, e com base em quê.

Um canal de recurso precisa permitir nova análise, não apenas registrar a inconformidade. E a análise precisa alcançar o critério do campo 2 — contestar sem acesso à regra é contestar no escuro.

Em branco: o erro se repete de forma idêntica em todos os casos até que alguém de fora perceba.

7. Quanto custa uma unidade de uso

Não o valor global do contrato: a unidade. O que está sendo contado e quanto custa cada contagem.

Sem isso não há como comparar propostas, auditar fatura, nem saber, na renovação, se o preço subiu ou se o uso cresceu. São duas conversas diferentes, e quem não as separou na assinatura não as separa depois.

Em branco: a despesa existe e não passou por nenhuma decisão que alguém reconheça como decisão de gastar.

8. Quando isso é desligado, e por quem

Manter também precisa ser uma escolha.

Aqui não é preciso inventar nada: o guia federal de IA para o setor público já trata a desativação como fase do ciclo de vida, com plano de encerramento e aprovação formal. O que quase nunca acontece é alguém preencher esse campo no dia em que liga.

Em branco: a ferramenta vira dependência por omissão, e desligar dependência sem plano custa mais que o contrato inteiro.

O que esta ficha não é

Não é política, não é modelo de maturidade e não serve para pontuar ninguém.

Não há nota, não há nível, não há selo. Se alguém somar os campos preenchidos e transformar isso num índice, a ficha perde a única coisa para a qual serve — porque as pessoas passam a preencher para a nota subir, e não para que a decisão fique registrada.

Campo em branco é informação, não é reprovação. Um campo que a instituição não consegue preencher está dizendo algo verdadeiro sobre ela, e esconder isso atrás de um "sim" é pior do que deixar em branco.

Também não é documento de TI. Sete dos oito campos são respondidos por quem conhece o processo, não por quem conhece a ferramenta.

Onde ela deve ficar

Num lugar do órgão, não numa pasta pessoal, e não no histórico de conversa com o modelo.

Esse detalhe parece administrativo e não é. A ficha existe para sobreviver à saída de quem a escreveu; guardá-la onde só essa pessoa encontra reproduz exatamente o problema que ela deveria resolver.

Um repositório simples, com data e responsável, atende. A sofisticação do meio importa muito menos do que o fato de existir um.

Uma página não conserta uma instituição

Convém ser honesto sobre o alcance disso.

Preencher oito campos não produz capacidade institucional, não substitui governança e não impede erro. Uma organização que não consegue responder ao campo 2 vai continuar sem conseguir depois de escrever "em definição" ali.

O que a ficha faz é mais modesto e ainda assim raro: transforma um conjunto de escolhas que hoje acontecem sozinhas em escolhas que alguém fez, num dia, e assinou.

Depois disso a instituição pode estar certa ou errada.

Mas passa a poder saber qual das duas, o que hoje quase nunca é o caso.